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Location immobilière : documents remis par le propriétaire

Vous voulez savoir quels documents le propriétaire (ou son représentant) doit remettre au locataire durant le bail ? La liste de ces documents est différente selon que le logement est loué vide ou loué meublé. Nous vous présentons la règlementation.

    Logement vide

    Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement vide.

    Attention

    Le propriétaire (ou son représentant), qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire, et qui dissimule ces obligations, peut être condamné :

    • S'il s'agit d'une personne physique, jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende.

    • S'il s'agit d'une personne morale, jusqu'à 100 000 € d’amende.

    Bail

    Le bail doit être fait par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire, locataire).

    Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.

    Il doit contenir au minimum certaines informations (particuliers).

    Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.

    En voici un exemple :

  • Modèle de bail pour un logement vide (depuis le 1er août 2015) - Modèle de document

    • Documents annexes au bail

    Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :

    Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable (particuliers), ou d'y déposer une déclaration (particuliers) contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

    Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :

    Où s’adresser ?

    Mairie

    Il doit aussi mettre en annexe un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suvants :

    Quittances de loyer

    La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer (particuliers) et les charges (particuliers).

    Pour chaque loyer payé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande (particuliers). Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.

    Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

    À noter

    Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

    Justificatifs de charges

    Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

    Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :

    • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)

    • Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs

    Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

    Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

    À savoir

    D'autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :

    • Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

    • Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.

    Document à joindre au congé pour vendre ou pour habiter

    Le propriétaire (ou l'agence immobilière) qui donne son congé (préavis) pour vendre ou pour habiter (particuliers) au locataire, doit y joindre la .

    Logement meublé

    Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement meublé.

    Attention

    Le propriétaire (ou son représentant), qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire, et qui dissimule ces obligations, peut être condamné :

    • S'il s'agit d'une personne physique, jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende.

    • S'il s'agit d'une personne morale, jusqu'à 100 000 € d’amende.

    Bail

    Le bail doit être établi par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire, locataire).

    Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique.

    Il doit contenir au minimum certaines informations (particuliers).

    Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.

    En voici un exemple :

  • Modèle de bail pour un logement meublé (depuis le 1er août 2015) - Modèle de document

    • Documents annexes au bail

    Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :

    Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable (particuliers), ou d'y déposer une déclaration (particuliers) contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

    Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :

    Où s’adresser ?

    Mairie

    Il doit aussi annexer au bail un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suivants :

    Quittances de loyer

    La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer (particuliers) et les charges (particuliers).

    Pour chaque loyer payé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande (particuliers). Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.

    Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

    À noter

    Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

    Justificatifs de charges

    Le bail peut prévoir le paiement des charges, soit au réel, soit au forfait.

    Charges au réel

    Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

    Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :

    • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)

    • Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs

    Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

    Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

    À savoir

    Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

    Charges au forfait

    Le montant du forfait doit être établi sur la base de la liste des charges locatives (particuliers).

    Il doit être indiqué dans le bail.

    Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors de précédent bail.

    Le paiement au forfait ne doit pas s'accompagner de régularisation de charges ou de complément ultérieur.

    À savoir

    Le montant du forfait peut être révisé chaque année, selon les règles de révision du loyer.

Où s'adresser ?

Agence départementale pour l'information sur le logement (Adil)

Références

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